У ХХІ ст. помітно зросла роль архівів в інформаційному забезпеченні суспільства. Кількість доступної інформації, а отже, і документів невпинно зростає. Враховуючи той факт, що архів є продовженням документаційних процесів та складається з довідково-інформаційних фондів, процес створення інформаційно-комунікаційного середовища за допомогою інформаційних технологій беззаперечно повинен впроваджуватися у архівну діяльність.
Архівознавству традиційно притаманна велика увага до матеріальної основи документа, його фізичних властивостей та зовнішніх особливостей. При цьому сучасні інформаційні технології (далі – ІТ) все більш наполегливо пропонують архівам можливість перенесення документної інформації з одного носія на інший для кращого збереження та поширення. Із середини XX ст. активно застосовується мікрофільмування документів із паперовою основою, розвиваються міжнародний обмін та публікації архівних документів у вигляді мікроформ. В останнє десятиліття відбуваються тенденції перенесення документів в електронну форму з подальшою організацією мережевого доступу до їхніх електронних версій. Зрештою, дедалі більше документів у діловодстві створюються виключно в електронному вигляді без паперових аналогів.
У Законі України “Про Національну програму інформатизації” визначено поняття “інформаційно-комунікаційні технології як результат інтелектуальної діяльності, сукупність систематизованих наукових знань, технічних, організаційних та інших рішень про перелік та послідовність виконання операцій для збирання, обробки, накопичення та використання інформаційної продукції, надання інформаційних послуг” [2].
ІТ дозволяють розширювати інформаційно-комунікаційне середовище (далі – ІКС) будь-якого архіву за рахунок автентичних копій документів інших архівів під час обміну, купівлі та дарування. При цьому можливі два способи такого розширення, які потрібно чітко розрізняти.
Перший спосіб ґрунтується на вибірковому підході до копіювання – це просте збільшення кількості ретроспективної документної інформації при поповненні копіями окремих документів або справ із фондів (колекцій) інших архівів зі створенням на їхній основі самостійних колекцій із копій. Другий спосіб заснований на цілісному підході та передбачає формування архівного ІКС шляхом розповсюдження копій цілих фондів та колекцій (або їхніх частин, які включені в одну і більше описів). У цьому випадку архів, передаючи копії іншому архіву, залишає у себе один або кілька додаткових примірників. У результаті архіви мають у вигляді копій практично однакові сегменти (комплекси первинної та вторинної ретроспективної документної інформації), що становлять єдине інформаційне середовище. Існує і більш мобільний шлях формування архівного ІКС – забезпечення доступу користувачів до цілісної інформації (копійованих версій фондів, колекцій тощо).
Безумовно, повна інформація про зовнішні особливості оригіналу документа як матеріального об'єкта завжди залишиться поза ІКС, оскільки жодна копія не може передати всі його зовнішні особливості. Але, як показує практика, здебільшого у цьому немає потреби. Обсяги фонду користування у вітчизняних архівах постійно зростають; значну частину фондів повністю знято на мікроформи, і доступ до паперових оригіналів обмежений.
По суті, єдине архівне ІКС – це фонд користування, що забезпечує доступ до цілісної системи інформації одночасно для багатьох споживачів. Зрозуміло, що із застосуванням ІТ, це завдання вирішується успішніше, ніж за допомогою мікрографії чи інших способів обмеженого тиражування. Обсяг інформації, що сприймається користувачем, із кадру позитиву мікрофільму на екрані читального апарату і електронною версією паперового документа на моніторі комп'ютера, суттєво немає принципових відмінностей, як і між комп'ютером, що знаходиться в архіві, й аналогічним пристроєм за його межами.
Таким чином, у міру подальшого поширення електронного документообігу в організаціях-фондоутворювачах, із впровадженням дистанційних технологій в архівній справі, з розвитком міжархівного обміну, все більше архівів братиме участь у розширенні ІКС за допомогою комп'ютерних мереж, а також тиражуванні копій на різних носіях. Неодмінною умовою формування ІКС є забезпечення єдиного віддаленого доступу до цілісних сегментів архівів (фондів, колекцій), а не лише до копій або до тематичних добірок документів, які можна розглядати лише як форми публікації.
Інформація все частіше може надаватися «тут і зараз», і поїздка в інше місто (країну, континент) для роботи з архівними джерелами поступово стає не потрібною (за винятком випадків, коли оригінали необхідні, наприклад, палеографу або мистецтвознавцю). Цей процес відбувається паралельно з впровадженням дистанційних технологій на державному та муніципальному рівнях, у сфері праці та в освіті (дистанційне навчання). У перспективі має бути забезпечений масовий віддалений доступ до систем ретроспективної документної інформації, з можливостями оперативного пошуку, копіювання, обробки та передачі даних. Це, звичайно, має змінити традиційне уявлення про архіви як сховища переважно неопублікованих матеріалів. У результаті, говорячи про архівний фонд, користувачі й самі архівісти матимуть на увазі вже не так сукупність носіїв документної інформації, як загальнодоступну інформаційну систему.
ІТ надали архівам ще один спосіб взаємодії зі своєю аудиторією – соціальні мережі. Без них вже неможливо уявити повсякденну реальність. Через профілі у соцмережах архіви інформують потенційних відвідувачів архіву про свою діяльність. Зареєстровані люди можуть безпосередньо зв'язатися зі спеціалістами установи, що є досить зручним способом комунікації. При правильному використанні, соцмережі стають потужним інструментом популяризації діяльності архівної установи.
Вебсайти архівних установ є також дуже зручним методом популяризації діяльності, де користувачі можуть ознайомитись із нормативно-правовими актами, якими керується архів у своїй роботі, побачити нові надходження, проаналізувати архівні фонди; надіслати електронний запит до архіву тощо.
Одним із пріоритетних напрямків у роботі архівів сьогодні є оцифрування документів. Протягом 2022-2023 рр. Державна архівна служба України активно реалізовує процес оцифрування документів у кожній області України. Значною подією стало підписання 2 червня 2020 року Головою Укрдержархіву Анатолієм Хромовим Меморандуму про співробітництво між Державною архівною службою України та корпорацією FamilySearch International (США). Метою співпраці є оцифрування документів Національного архівного фонду України генеалогічного характеру та створення фонду користування. З того часу підписано вже 20 договорів із державними архівами України, в рамках яких здійснюється оцифрування документів [3].
Крім державних структур, активною цифровізацією займається й приватні структури. Так, приватне підприємство «Архівні інформаційні системи» на чолі з Кирилом Віслобоковим – є першою та єдиною в Україні компанією, яка професійно й системно займається масовим оцифруванням архівних та бібліотечних ресурсів, а також запроваджує інформаційні технології у цих галузях. Розпочавши свою діяльність у 2005 р., компанія наразі оцифрувала близько 700 000 сторінок видань українською, польською, німецькою, румунською, їдиш, кримсько-татарською мовами [1].
Основні проблеми, з якими стикаються вітчизняні архівні установи при впровадженні ІТ, це насамперед: нестача фінансових коштів, відсутність належного комп’ютерного та програмного забезпечення, відсутність у працівників навичок та вмінь роботи із сучасними ІТ, небажання працівників вчитись новому [1, с. 61].
Враховуючи вищевикладене, слід зазначити, що застосування ІТ та формування особливого ІКС є необхідною умовою функціонування архівної установи. Сучасний світ супроводжується бурхливим розвитком інформаційних та комунікаційних технологій. Інформаційна галузь стає все досить капіталомісткою та все більшою мірою визначає стан діяльності насамперед таких установ як бібліотеки, архіви та музеї. Сучасні тенденції розвитку процесів та явищ дозволяють зробити висновок про формування нового простору – ІКС архіву за допомогою ІТ. Це середовище не просто служить необхідною умовою ефективного функціонування організацій будь-яких форм, але й активно впливає на самі процеси діяльності.
Література:
1. Державна архівна служба України. URL: http://surl.li/mtdfs (дата звернення: 27.12.2023).
2. Каплун В. В., Оніпко Т. В. Інформаційні технології в архівній справі: особливості та проблеми впровадження. Збірник наукових статей магістрів Інституту економіки, управління та інформаційних технологій. Полтава : ПУЕТ, 2019. С. 58-63.
3. Про нас – Архівні інформаційні системи. URL: https://arinsy.com/about-us/ (дата звернення: 10.01.2024).
4. Про Національну програму інформатизації : Закон України від 01.12.2022 р. № 2807-ІХ. URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2807-20#Text (дата звернення: 15.01.2024).
|
Ця робота ліцензується відповідно до Creative Commons Attribution 4.0 International License
Знайшли помилку? Виділіть помилковий текст і натисніть Ctrl + Enter
